Beheers je externe talent: een compliance gids

Bij Malt helpen we klanten en freelancers om vanaf het eerste project een veilige relatie op te bouwen. Met duidelijke en proactieve compliance aan beide kanten kunnen samenwerking en vertrouwen floreren.

Compliance kan worden gezien als een vangnet voor samenwerkingen: wanneer het goed wordt toegepast, stelt het zowel bedrijven als freelancers in staat om zich te concentreren op wat ze het beste doen, zonder zich zorgen te maken over juridische complicaties. Het waarborgen van compliance (de juiste classificatie van werknemers) biedt zowel bedrijven als zelfstandigen de mogelijkheid om een veilige werkomgeving te creëren, een ethisch en verantwoord imago te tonen en op lange termijn succesvol te zijn.

In dit artikel maken we compliance begrijpelijk en toepasbaar, zodat jij je kunt richten op wat echt telt: samenwerken met geweldige freelancers en je Superteams op schaal opbouwen. We hebben zelfs een onboarding- en compliance-checklist ontwikkeld met concrete stappen om een soepele samenwerking met freelancers te garanderen.*

Disclaimer*: De informatie hieronder is alleen bedoeld voor algemene informatiedoeleinden en vormt geen juridisch advies. Je dient een gekwalificeerde jurist te raadplegen voor advies dat specifiek op jouw bedrijfssituatie van toepassing is.

Compliance voor freelancers betekent dat bedrijven op de hoogte moeten zijn van de unieke en veranderende juridische kaders binnen Europa. Arbeidswetten en belastingregels wijzigen regelmatig en verschillen per land, waardoor het voor bedrijven cruciaal is om goed geïnformeerd te blijven.

Voor bedrijven betekent compliance dat ze hun activiteiten afstemmen op wet- en regelgeving en interne beleidsvoorschriften. Met een gestructureerd compliance-framework kunnen bedrijven transparantie en verantwoordelijkheid aantonen, juridische risico’s minimaliseren en hun reputatie beschermen.

Freelancers of opdrachtnemers worden beschouwd als zelfstandigen en werken op basis van tijd, een vast tarief of projectleveringen voor verschillende klanten. Omdat ze verschillen van fulltime werknemers, is het belangrijk dat ze voldoen aan alle juridische, regelgevende, visum-, belasting- en organisatorische vereisten, zowel vóór als tijdens hun samenwerking met een bedrijf.

Naleving van de regelgeving vermindert niet alleen de belastingverplichtingen, maar voorkomt ook mogelijke misclassificatieproblemen (hieronder uitgelegd) en stelt bedrijven in staat om ten volle te profiteren van het werken met extern talent. Door eerlijke en transparante werkrelaties te bevorderen, kunnen bedrijven hun betrokkenheid vergroten, hun retentie op lange termijn verbeteren en op verzoek toegang krijgen tot gespecialiseerde vaardigheden. Dit versnelt de voltooiing van opdrachten en maakt het mogelijk om middelen efficiënt aan te passen.

Freelancen is gebaseerd op autonomie, waarbij individuen de vrijheid hebben om te beslissen:

• Waar ze werken
• Wanneer ze werken
• Hoe ze werken, inclusief de voorwaarden (bv. hun eigen prijs bepalen), methodes en hulpmiddelen die ze zullen gebruiken om hun opdrachten te voltooien.
• Met wie ze werken zolang ze de afgesproken deadlines en doelstellingen halen.

Zowel freelancers als bedrijven moeten misclassificatie vermijden. Freelancers moeten hun bedrijf registreren in overeenstemming met de lokale wetgeving om aan de voorschriften te voldoen. Ze moeten er ook voor zorgen dat ze de juiste verzekeringsdekking hebben in overeenstemming met de vereisten van hun land (bijv. beroepsaansprakelijkheid, ongevallenverzekering). Bedrijven zijn er ook verantwoordelijk voor dat hun betrokkenheid bij freelancers voldoet aan de lokale arbeids- en belastingwetgeving, inclusief de juiste classificatie van werknemers. Bedrijven moeten zorgen voor duidelijke, projectgebaseerde contracten die de autonomie van de freelancer weerspiegelen, voorkomen dat ze een soort werkgeverscontrole opleggen, de juiste documentatie bijhouden van de afspraken met freelancers en zich houden aan de transparantie- en nalevingsvereisten in hun respectieve markten.

Hieronder volgen enkele voorbeelden van hoe de grenzen snel kunnen vervagen en hoe bedrijven het risico lopen op een verkeerde classificatie. Bedrijven moeten zich ervan bewust zijn dat als het gaat om misclassificatie, de wettelijke autoriteiten uitgaan van een combinatie van de volgende elementen, niet slechts één punt.

Door ervoor te zorgen dat freelancers hun onafhankelijkheid en ondernemingsgeest behouden, kunnen bedrijven gezonde werkrelaties creëren die beide partijen ten goede komen en tegelijkertijd voldoen aan de arbeidswetgeving. Het is belangrijk om op te merken dat elk land andere criteria heeft voor verkeerde classificatie en dat de criteria kwantitatief gemeten kunnen worden, dus het is raadzaam om een juridisch team te raadplegen.

Zorgen voor de juiste classificatie beschermt de vrijheid van freelancers en geeft bedrijven het vertrouwen om met freelancers te werken zonder onnodige juridische, financiële of reputatierisico's. Misclassificatie betekent dat een werknemer onjuist wordt aangeduid als een zelfstandige in plaats van een werknemer.

Dit kan soms opzettelijk gebeuren om loonkosten te vermijden en flexibiliteit te behouden, maar ook onopzettelijk, door een gebrek aan kennis over arbeidswetten. In dergelijke gevallen beoordelen lokale autoriteiten de aard van de relatie tussen het bedrijf en de freelancer in plaats van alleen te kijken naar de contractuele aanduiding. In veel gevallen worden misclassificaties niet gemeld door de freelancer zelf, maar door belastingautoriteiten (zoals de Belastingdienst in Nederland, URSSAF in Frankrijk of HMRC in het Verenigd Koninkrijk) als onderdeel van hun controle op belastingontduiking.

Misclassificatie kan leiden tot boetes, naheffingen en reputatieschade. Bedrijven die te voorzichtig zijn, kunnen echter onnodige kosten maken en zichzelf beperken in hun toegang tot freelance talent.

Werken in verschillende landen betekent navigeren door verschillende regels, maar Malt maakt deze taak veel eenvoudiger. Malt is speciaal ontworpen als marketplace om freelancers in staat te stellen opdrachten van meerdere klanten te ontvangen. Freelancers hebben dus de vrijheid om te kiezen met wie ze werken door projecten te accepteren of af te wijzen, wat ook het risico van afhankelijkheid van slechts één klant vermindert.

Verminder hoofdpijn en vertrouw op ingebouwde compliance-functies die ontworpen zijn om het zoeken van freelancers eenvoudig, veilig en stressvrij te maken. Op Malt hebben bedrijven toegang tot:

• AVG-conforme documentopslag en -verificatie met beveiligde toegang en gecentraliseerde contractopslag.
• Op maat gemaakte, on-demand pools voor freelancertalent, zodat klanten kunnen werken met freelancers die ze vertrouwen.
• Klantbeoordelingen en ratings van eerdere projecten om transparantie te garanderen en de kwaliteit van het werk te benadrukken.

Daarnaast hebben we freelance management-functionaliteiten ontwikkeld die bedrijven en freelancers ondersteunen om succesvol samen te werken.

• Geautomatiseerde contractcreatie om ervoor te zorgen dat 100% van de opdrachten voorzien is van het juiste contract, inclusief vertrouwelijkheidsovereenkomsten, voorwaarden voor intellectueel eigendom en cybersecurity - allemaal gemakkelijk te downloaden op elk moment.
• Robuuste juridische opzet met eenvoudige compliance, zodat freelancers zich houden aan de wettelijke en contractuele vereisten van bedrijven.
• Nalevingscontroles van freelancers voordat ze aan een opdracht beginnen, om er zeker van te zijn dat ze hun bedrijf in overeenstemming met de lokale wetgeving hebben geregistreerd.
• Facturen en betalingen verwerken en innen
•  inclusief een btw-compliance-check binnen de EU
• Functies voor opdrachtbeheer, zoals het bijhouden van activiteiten, om autonomie en transparantie te garanderen.
• Transparante rapportageover wie er binnen het bedrijf werkt, voor hoelang en op welke locatie.

Als onderdeel van ons grondige verificatieproces onderzoekt Malt de identiteit en documenten van freelancers om er zeker van te zijn dat ze voldoen aan de regels voor arbeidsclassificatie en betaling.

• Voor freelancers op Malt: wij hebben een rechtsvorm, bedrijfsnaam en -adres, registratienummer en een BTW-nummer (indien van toepassing) nodig. Aangezien onze betalingspartners KYC- en KYB-controles voor freelancers uitvoeren, kunnen zij om documenten vragen zoals een identiteitsbewijs, bewijs van bedrijfsregistratie en statuten. Wij controleren ook aanvullende documenten in overeenstemming met de lokale regelgeving (bijvoorbeeld de ‘attestation de vigilance’ in Frankrijk).
• Voor klanten die Malt gebruiken: wij vragen om de bedrijfsnaam, het registratienummer, het BTW-nummer, een wettelijk adres voor de maatschappelijke zetel en factuurgegevens.

69% van freelancers heeft vertrouwen in hun toekomst als freelancer op de lange termijn.

- Malt Rapport over Freelancen in Europa 2024

Wereldwijde naleving van freelancers kan een uitdaging lijken. Maar met de juiste hulpmiddelen en kennis kunnen bedrijven en freelancers soepel samenwerken.

Hier vind je een overzicht van de belangrijkste regels die gelden in de landen waar wij actief zijn om je op weg te helpen. Voor meer informatie raden wij je aan om een afspraak te maken met je juridische, inkoop- en personeelsafdelingen.

• Wet DBA: Deze in 2025 bijgewerkte regeling verduidelijkt de rol van freelancers en opdrachtgevers, helpt bedrijven om dure misclassificatie te voorkomen en zorgt er tegelijkertijd voor dat freelancers hun economische onafhankelijkheid en autonomie behouden.
• Economische onafhankelijkheid: Freelancers moeten hun autonomie behouden en contracten vermijden die afhankelijkheid van één enkele klant creëren.

• Aansprakelijkheidswetgeving: Vanaf 2025 moeten freelancers een passende aansprakelijkheidsverzekering hebben, aangezien klanten nu rechtstreeks claims kunnen indienen.
• Registratie: Freelancers moeten zich registreren bij de Kruispuntbank van Ondernemingen, hebben mogelijk een visitekaartje en een BTW-nummer nodig.
• Sociale zekerheidsbijdragen: freelancers registreren zich bij een sociaal zekerheidsfonds en dragen bij aan gezondheidszorg, pensioenen en werkloosheidsverzekering.

• Freelancer autonomie: freelancers mogen niet geïntegreerd zijn in de structuren van een bedrijf (geen sociale voordelen of hiërarchisch management, bijvoorbeeld).
• Onderscheid van arbeidscontracten voor onbepaalde tijd: contracten van freelancers moeten duidelijk onderscheiden worden van vaste arbeidscontracten. Om verwarring te voorkomen en freelancers correct te classificeren, moet de arbeidsrelatie hun onafhankelijke status duidelijk weerspiegelen. Dit betekent dat kenmerken van een traditioneel dienstverband, zoals direct toezicht en bedrijfsvoordelen, worden geminimaliseerd, terwijl juist de autonomie en controle van de freelancer over zijn of haar werk worden benadrukt.
• Sociale zekerheidsbijdragen: Freelancers beheren hun eigen bijdragen, gebaseerd op hun inkomen, en zijn verantwoordelijk voor de naleving van de Franse belastingwetgeving.
• Grensoverschrijdende regels: Als je freelancers uit andere EU-landen inhuurt, is het belangrijk om zowel de Franse regelgeving als de wetten van het thuisland van de freelancer te begrijpen.

• IR35-wetgeving: Deze zorgt ervoor dat freelancers voor belastingdoeleinden correct als zelfstandige of als werknemer worden geclassificeerd. Bedrijven moeten de arbeidsrelatie beoordelen om herclassificatie te voorkomen.
• Regelgeving voor tijdelijke werknemers: freelancers mogen niet onder toezicht en leiding van eindklanten worden geplaatst.
• Gegevensbescherming: Naleving van de Data Protection Act 2018 (afgestemd op de AVG) is essentieel bij het verwerken van informatie van freelancers.
• Gedragsregels: De regelgeving biedt een minimum aan normen die moeten worden nageleefd bij het plaatsen van een freelancer op een project
• Post-Brexit veranderingen: Grensoverschrijdende inhuur met EU freelancers vereist bewustzijn van bijgewerkte regelgeving.

• Onderscheid van arbeidscontracten: Freelancers mogen niet worden geïntegreerd in bedrijfsstructuren (bijv. geen werknemersvoordelen of hiërarchisch management). Zorg ervoor dat freelancers onafhankelijk blijven en duidelijk worden onderscheiden van traditionele arbeidsrelaties. Dit houdt ook in dat er geen sprake mag zijn van ondergeschiktheid, wat betekent dat freelancers de controle over hun werk behouden, hun eigen roosters bepalen en geen direct toezicht van klanten, vaste werktijden of door het bedrijf verstrekte voordelen krijgen.
• Naleving van de belastingwetgeving: Freelancers hebben een fiscaal identificatienummer nodig, ook wel DNI (documento nacional de identidad) genoemd, en hebben specifieke belastingverplichtingen (in het bijzonder met betrekking tot IVA en IRPF).
• Sociale zekerheidsbijdragen: Opdrachtnemers en freelancers zijn verantwoordelijk voor hun eigen sociale zekerheidsbijdragen onder de Speciale Regeling voor Zelfstandigen (RETA). Deze bijdragen zijn verplicht en afhankelijk van hun inkomensniveau.
• Wet Beckham: Buitenlandse professionals kunnen in aanmerking komen voor belastingvoordelen onder deze wet, op voorwaarde dat ze voldoen aan een reeks specifieke vereisten.

• Scheinselbständigkeit (schijnzelfstandigheid): Schijnzelfstandigheid wordt gedefinieerd als een relatie tussen een klant en een freelancer die in feite wordt behandeld als afhankelijke dienstbetrekking op basis van kenmerken die zijn afgeleid van de Duitse arbeidsrechtelijke definitie van afhankelijke dienstbetrekking (ondernemersrisico, bindende instructies, integratie in de organisatie van het bedrijf).
• Sociale zekerheid: freelancers zijn vrij om hun sociale verzekering te kiezen en zijn (in tegenstelling tot werknemers) niet verplicht om bij te dragen aan het openbare pensioenfonds. Een van de belangrijkste risico's van herclassificatie is de latere betaling van socialezekerheidsbijdragen in verband met afhankelijk werk.

• Freelancer visa: Professionals hebben een freelance vergunning nodig om legaal te kunnen werken in sectoren als media, techniek en onderwijs.
• Gegevensbeveiliging: Naleving van de lokale wetgeving inzake gegevensbescherming zorgt ervoor dat er veilig met informatie wordt omgegaan.

Freelancers op een conforme manier integreren is een kans om een transparante, efficiënte en positieve ervaring te creëren die de toon zet voor langdurige samenwerking en succesvolle opdrachten. Door freelancers in je bedrijfscultuur te integreren, bevorder je niet alleen de betrokkenheid en zorg je ervoor dat ze zich gewaardeerd voelen, maar verbeter je ook de retentie door een sterkere band met je organisatie en haar missie te creëren.

Deze uitgebreide checklist behandelt de fundamentele stappen die nodig zijn om freelancers op een effectieve en conforme manier te integreren. Houd er rekening mee dat er aanvullende lokale vereisten kunnen zijn, dus raadpleeg altijd je juridische en HR-teams.

Download hier je compliance checklist!