E-invoicing in België: wat elke freelancer moet weten

Vergeet de eenvoudige PDF-factuur! E-invoicing verwijst naar het versturen, ontvangen en verwerken van facturen in een gestructureerd en gestandaardiseerd formaat, dat automatisch door IT-systemen kan worden verwerkt. In België is de gekozen norm PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online).

Deze hervorming, geïnitieerd door de Belgische overheid, heeft verschillende hoofddoelstellingen:

• De facturatieprocessen moderniseren.
• De administratieve last verminderen en de efficiëntie verbeteren.
• BTW-fraude bestrijden.
• Papierverspilling verminderen.

E-invoicing is al verplicht voor B2G (Business-to-Government) transacties. Voor B2B-transacties treedt de maatregel in werking voor alle BTW-plichtige ondernemingen vanaf 1 januari 2026.

De setup van e-invoicing heeft twee belangrijke gevolgen voor jouw activiteit:

1. Jouw facturen naar Belgische klanten (beheerd door Malt): Voor projecten die je via Malt uitvoert, blijft ons platform het facturatie proces namens jou beheren. Wij zorgen ervoor dat deze facturen volledig voldoen aan de nieuwe PEPPOL-regelgeving. Geen actie is van jouw kant vereist voor deze transacties. Je kunt je blijven concentreren op het leveren van topkwaliteit aan je klanten!
2. Facturen ontvangen van jouw Belgische leveranciers (actie vereist van jouw kant): Dit is het cruciale punt waar jouw tussenkomst nodig is. Om facturen te ontvangen van jouw leveranciers in België (inclusief van Malt voor onze servicekosten), moet je actie ondernemen.
   Om ervoor te zorgen dat je aan de voorschriften voldoet en de BTW op deze e-facturen kunt terugvorderen, moet je:

• Je registreren bij een PEPPOL-toegangspunt. Dit is jouw toegangspoort tot het ontvangen van conforme e-facturen.
• Ervoor zorgen dat jouw facturatie software of bestaande oplossing is geconfigureerd om PEPPOL-facturen te ontvangen.

Let op: Als je geen e-facturen kunt ontvangen (omdat je geen PEPPOL-toegangspunt hebt), loop je het risico dat je de BTW op deze facturen niet kunt terugvorderen.

Bij Malt zetten we ons volledig in om een soepele overgang te garanderen voor onze freelance community. We werken actief aan het aanpassen van ons platform en onze processen om jouw conformiteit met deze nieuwe regelgeving in Frankrijk, Spanje en België te vergemakkelijken. Ons doel is dat jij je kunt blijven concentreren op het essentiële: kwaliteitsvol werk leveren.

Om perfect voorbereid te zijn op 1 januari 2026, raden we je ten zeerste aan om:

• Een PEPPOL-toegangspunt te zoeken en te kiezen dat bij jouw behoeften past. Veel boekhoudsoftware biedt deze functionaliteit geïntegreerd aan.
• Geïnformeerd te blijven: Houd de officiële communicatie van de overheid en onze speciale Malt FAQ over e-facturatie in de gaten.

Vorige maand hebben we samen met onze partner Accountable een webinar (in het Engels) georganiseerd "Ready for Peppol?". We hebben de uitdagingen van elektronische facturatie tot in detail onderzocht. Tijdens deze sessie hebben we besproken:

• Wat e-invoicing is, de wettelijke basis en algemene informatie.
• Het onderscheid tussen een PDF-factuur en een echte e-factuur.
• De werking van het PEPPOL-netwerk en de voordelen ervan (automatisering, minder fouten, fraudebestrijding).
• De concrete implicaties voor het versturen en ontvangen van jouw facturen.
• Een demonstratie van hoe Accountable helpt bij het beheren van e-invoicing.

Je kunt op de onderstaande link klikken om de replay van de webinar te bekijken.

E-invoicing kan veel vragen oproepen. Om je zo goed mogelijk te ondersteunen, hebben we enkele aanvullende bronnen verzameld en samen met onze betrouwbare partners, bieden we je concrete oplossingen aan.

• Je kunt de slides van ons laatste webinar met Accountable over elektronische facturatie raadplegen om de belangrijkste besproken punten te herhalen.
• Onze partner Billy heeft ook een zeer nuttig artikel over dit onderwerp geschreven (in het Frans).
• Blijf verbonden: een volgend webinar wordt georganiseerd door Billy om andere essentiële aspecten van het freelance leven verder uit te diepen! Om je in te schrijven, klik hier (in het Frans).

Voor officiële informatie en gedetailleerde richtlijnen over de Belgische e-invoicing hervorming en PEPPOL, raadpleeg:

Deze veranderingen zullen aanpassing vergen, maar we zijn ervan overtuigd dat deze hervorming op termijn jouw administratieve processen zal vereenvoudigen. Door je nu voor te bereiden, zorg je voor een soepele overgang en blijf je succesvol als freelance professional!

Als je aanvankelijke vragen hebt, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.