Malt Logo
person looking at their laptop

Meer dan vier op de vijf zelfstandigen vinden het belangrijk om controle te hebben over hun tijd*. In de praktijk is dat niet altijd even makkelijk. Vaak werk je onregelmatige uren en weekends. Erger nog, vakantie nemen is soms moeilijk. 

Dat hoeft zeker niet zo te zijn. Een regelmatige vakantie is belangrijk om de batterijen op te laden en een burnout te voorkomen. Maar hoe neem je nu vakantie als freelancer? En waar moet je rekening mee houden? Dat kom je hier te weten. 

*Freelancen in Europa 2021

Alles wat je dient te weten over vakantie nemen als freelancer

Welke aanpak kies jij als zelfstandige? 

Eén van de belangrijkste redenen waarom professionals als freelancer aan de slag gaan is de extra vrijheid. Je kan vaak werken wanneer en waar je wil. Bovendien kan je een hoger uurtarief rekenen en dus meer verdienen. 

Dat stelt je als freelancer voor een belangrijke keuze…

Heb je liever meer geld of meer vakantie?

Eenmaal je goed op gang bent als zelfstandige kan je wellicht meer verdienen dan met je vorige job. Maar dat is niet voor iedereen even belangrijk. 

In plaats van meer te verdienen dan vroeger, wil je misschien minder werken en evenveel of wat minder verdienen. Als freelancer is dat perfect mogelijk. 

Of misschien streef je ernaar om meer te verdienen terwijl je ook minder werkt. Dat is niet simpel maar zeker ook niet uitgesloten. De onderstaande tips kunnen je daarbij helpen. En wanneer je wat meer verdient, wordt het natuurlijk makkelijker om een welverdiende vakantie te nemen.

Hoe werk je meer projecten af in minder tijd?

Om vakantie te kunnen nemen als zelfstandige moet je voldoende verdienen en je projecten op tijd afronden. 

Je kan tot ‘s avonds laat of in de weekends werken maar dat is de bedoeling niet. Een betere aanpak bestaat erin om je werk goed te organiseren zodat je regelmatig op verlof kan zonder je te overwerken op gewone werkdagen. Dat doe je door je dagen realistisch in te delen en een gunstige werkomgeving te creëren. 

Deel je tijd realistisch in om beter te presteren

Als freelancer is het belangrijk om je tijd goed bij te houden. Enkel zo kan je goede schattingen maken voor toekomstige projecten. Je zal namelijk het aantal benodigde uren per project beter kunnen inschatten en je zal leren rekening houden met onbetaalde uren die je besteedt aan de administratie van je eenmanszaak. 

Natuurlijk is er een limiet aan wat je kunt doorrekenen aan de klant. Daarom is het net zo belangrijk om efficiënt te leren werken. De onderstaande tips zullen je helpen om je tijd beter in te delen en projecten sneller af te werken.

Gebruik een kalender voor je dagelijkse en wekelijkse planning

Een kalender is de basis voor een productieve dag. Als werknemer vond je kalenders misschien vervelend omdat die vaak vol nutteloze vergaderingen stonden. Maar als freelancer kan je veel meer uit een kalender halen.

Uiteraard zal je nog steeds meetings moeten inplannen. Je kan echter ook je andere taken in de kalender plaatsen om een beter zicht te hebben op je activiteiten. 

Denk bijvoorbeeld aan het bundelen van taken. In plaats van je mails om het uur te controleren, kan je er 20 minuten per dag voor inplannen. En elke week kan je één uur plannen om facturen op te stellen en te betalen. Zo ga je vlotter te werk en kan je nauwkeurig bijhouden hoeveel tijd je besteedt aan betaald en niet-betaald werk. 

Leer “nee” zeggen tegen projecten die je te veel energie kosten

Als zelfstandige is het aantrekkelijk om elk degelijk werkaanbod te aanvaarden. Wanneer de zaken niet zo vlot lopen, is de verleiding zelfs groot om eender welk aanbod te aanvaarden. Dat leidt tot problemen. Het is stresserend om werk te doen dat je liever niet doet. Als het bovendien onderbetaald is, lever je minder werk of gaat het nog trager omdat je er zo tegen opziet. Dat weegt door op je gemoed en kan gevolgen hebben voor andere projecten.  

Wanneer je dus minder werkt hebt, is het soms beter om tijd aan je zaak te besteden. Misschien kan je een gastblog schrijven, je website bijwerken of enkele nieuwe connecties maken.

Zelfs wanneer je het al druk genoeg hebt, is het moeilijk om nee te zeggen. Een goede balans vinden is niet eenvoudig. Enerzijds zijn er altijd wel klanten die plots minder werk leveren dan beloofd. En anderzijds duren projecten meestal langer dan je denkt. 

Beide scenarios leiden tot stress. De beste oplossing is leren met welke klanten je wil samenwerken, goede afspraken maken en nauwkeurig bijhouden hoeveel tijd je besteedt per klant. 

Extra tips voor een betere productiviteit als freelancer

Je tijd goed beheren is de belangrijkste stap om efficiënter te werken. Daarnaast is het belangrijk om je dagelijkse activiteiten te controleren.

  • Vermijd kleine afleidingen die je uit je concentratie halen
  • Streef naar optimale duidelijkheid voor al je projecten
  • Doe het vervelende werk eerst
  • Neem regelmatig een pauze

Vermijd concentratieverlies door mogelijke afleidingen te blokkeren

Goede werkomstandigheden vinden, is een van de grootste uitdagingen als freelancer. Probeer daarom om je eigen werkplek te creëren en hou de deur dicht zodat je familieleden je niet om de vijf minuten komen storen. Als je geen plaats hebt voor je eigen bureau is het cruciaal om goed te communiceren met je familie en duidelijke grenzen te stellen.

Vermijd ook allerlei digitale notificaties. Zet je smartphone op stil, of beter nog, laat het toestel in een andere kamer wanneer je aan een belangrijk project bezig bent. Ook op je computer of laptop zet je best je notificaties uit, vooral die van Slack en je mailaccount. 

Streef naar een optimale duidelijkheid voor alle projecten

Laat ons eerlijk zijn: weinig klanten geven je meteen duidelijke instructies en verwachtingen. Als freelancer is het dus belangrijk om vragen te stellen en twijfels uit de weg te werken. Misschien vind je dat vervelend maar het toont een goede ingesteldheid.

Wees dus niet bang om een verduidelijking te vragen. Zo verlies je geen tijd aan een foute aanpak. Bovendien werk je sneller wanneer er geen twijfels bestaan over de verwachtingen.

Doe de vervelendste taken eerst

Ook al kan je als freelancer kiezen waaraan je werkt, er zijn altijd taken die je liever niet doet. Soms kan je die uitbesteden en soms moet je het gewoon zelf doen.

Als natuurlijke reactie stel je die taken vaak uit tot het laatste moment. De omgekeerde aanpak is echter productiever. 

Probeer eens om de vervelendste taak eerst te doen. In de ochtend heb je meer energie en kan je de taak dus sneller afwerken. Bovendien ben je er dan vanaf, maak je mentale ruimte vrij voor andere taken en ga je met een goed gevoel de rest van de dag tegemoet. 

Neem regelmatig een pauze

Helaas is niemand in staat om uren aan een stuk te werken zonder negatieve gevolgen. Na een uur van intensief werk gaat je productiviteit omlaag. Je werkt trager, je verliest je concentratie en er sluipen fouten in je werk. 

Om sneller en beter te werken, is het dus belangrijk om regelmatig te stoppen met werken. Gebruik je kalender om pauzes in te plannen, of neem even afstand van je werk wanneer je voelt dat het minder gaat.

Je kan deze tijd gebruiken om je sociale media even te controleren, maar het is beter voor je gezondheid om een luchtje te scheppen, wat water te drinken of een beetje te bewegen.

Niet enkel korte pauzes zijn trouwens belangrijk. Ook langere pauzes zijn nodig om goed werk te blijven leveren. Vakanties dus. En daar gaat het nu over. 

Verlof nemen als freelancer

Door het meeste te halen uit je werkdagen, maak je tijd voor meer verlof. Natuurlijk komt er meer bij kijken dan enkel wat sneller werken om tijd vrij te maken.

Vakantie nemen als freelancer vergt ook:

  • Een goede planning
  • Duidelijke communicatie met je klanten
  • Een mooi reisbudget

Plan vooruit om je kalender vrij te kunnen houden

Als freelancer is het makkelijk om af en toe een dagje vakantie te nemen maar als je er eens wat langer tussenuit wil, heb je een goede planning nodig.

Wanneer je zicht begint te krijgen op een mogelijke vakantieperiode, vermijd je best langere projecten. Plan dus ook niet te ver in de toekomst. Opeenvolgende projecten bieden werkzekerheid maar ze beperken je vrijheid in zekere zin.

Mocht een project toch langer duren dan verwacht, is je vakantie nog niet meteen verloren. Als je wat vrienden of kennissen hebt met gelijkaardige vaardigheden kan je het werk tijdelijk uitbesteden. 

Communicatie is hierbij echter erg belangrijk, zowel met je werkpartner als met je klant. En dat is niet de enige communicatie die van belang is…

Onderhoud een duidelijke communicatie met je klanten

Laat je klanten zo vroeg mogelijk weten wanneer je verlof zal nemen. Zelfs wanneer je nog geen exacte datum hebt, kan het geen kwaad om hen te verwittigen in welke periode je even onbeschikbaar zal zijn. Zo kunnen ze dat meteen inplannen.

Laat het echter niet bij één verwittiging. Je klanten behandelen dagelijks vele mails dus is de kans groot dat ze je vakantieplannen vergeten. Stuur daarom een herinnering kort voor je vakantie.

Of je ook tijdens de vakantie blijft communiceren, hangt van jou af. Sommige freelancers vinden het belangrijk om regelmatig hun mails te checken. Vooral wanneer iemand je werk opvangt tijdens je vakantie kan dit belangrijk zijn.

Wat je ook beslist, het kan geen kwaad om een automatisch antwoord te schrijven voor je mailaccount. Zo weten je klanten meteen dat je even minder beschikbaar bent.

Enkele weken voor mijn vakantie start, informeer ik al mijn vaste klanten. Op die manier kan ik ervoor zorgen dat alle projecten op tijd klaar zijn. Eenmaal op vakantie bekijk ik mijn berichten wel maar ik zorg er ook voor dat klanten een “out-of-office” bericht krijgen zodat ze weten dat het even kan duren voor ik antwoord. Zo weten andere klanten ook dat in niet beschikbaar ben.

Bryan B.

Verwerk onbetaalde verlofdagen in je prijzen

Vele freelancers maken een grote fout wanneer ze prijzen opstellen voor een project: ze denken enkel aan de tijd die nodig is om het project af te werken. 

Helaas heb je als zelfstandige vaak geen recht op betaald verlof. Het is dus belangrijk om administratiekosten en wat vakantiegeld mee te rekenen in je uur- of dagtarief. 

In sommige gevallen heb je echter wel recht op een vergoeding wanneer je onbeschikbaar bent. Voor ouderschapsverlof, bijvoorbeeld. 

Klaar voor vakantie? 

Langer op vakantie gaan als zelfstandige is niet vanzelfsprekend. Maar vergeet niet dat het broodnodig is om om af en toe je hoofd leeg te maken en je voeten van onder je bureau te halen.

Reken dus wat meer aan voor je werk, plan goed en zorg altijd voor een duidelijke communicatie met je klanten. Ja, vele klanten horen zelfs graag hoe je het gesteld hebt op verlof. Twijfel dus niet langer. Pak je koffers!