Waarom tijd maken voor feedback?
Een offboarding proces met veel ruimte voor feedback is nuttig voor zowel freelancers als bedrijven. Beiden streven namelijk naar betere resultaten en efficiënter werk.
De voordelen van freelancer offboarding voor bedrijven
Freelancers offboarden lijkt helemaal geen prioriteit voor bedrijven en toch kunnen ze er veel uit leren.
Dankzij duidelijke communicatie en feedback kan je beter leren omgaan met freelancers. Aangezien steeds meer getalenteerde domeinexperts als freelancer aan de slag gaan, is het waarschijnlijk dat ze in de toekomst een belangrijke rol gaan spelen in de ontwikkeling van je bedrijf.
“Een paar weken nadat een freelancer is gestart op een project, vragen we die om ons feedback te geven over de eerste periode bij ons. Freelancers werken met veel bedrijven samen, dus het is altijd interessant om hun kijk op onze organisatie, methodes en tools te horen. Dit helpt ons beter te begrijpen waar we moeten verbeteren.” Edouard Salathé, Information Technology Governance Manager @Eramet
Door vanaf het begin duidelijk te communiceren met je freelancers en om feedback te vragen, kan je de samenwerking makkelijk verbeteren. Zo vind je in de toekomst sneller freelancers, maak je duidelijkere afspraken en krijg je dus ook betere resultaten.
Bovendien zal je niet enkel bijleren over de omgang met freelancers. Aangezien deze zelfstandige werkkrachten met vele bedrijven samenwerken en dus verschillende aanpakken zien, kunnen ze ook gericht feedback geven over andere bedrijfsaspecten.
Het belang van offboarding voor freelancers
Freelancers vinden het belangrijk om te leren en te groeien. Gedetailleerde informatie van de opdrachtgever is één van de belangrijkste manieren om dit mogelijk te maken. Zo kunnen ze leren wat hun zwaktes zijn. Maar het helpt ook om hun sterkste punten beter in de kijker te zetten.
Tip: Vergeet niet om je een testimonial te schrijven voor je freelancer. Enkele korte zinnen over de kwaliteit van hun werk en samenwerking zijn van groot belang voor hen.
Uit ons onderzoek naar freelance werk in Europa blijkt dat freelancers vaak moeilijkheden ondervinden tijdens de onderhandelingsfase.
Als opdrachtgever heeft u deze ongemakken waarschijnlijk ook al aan de lijve ondervonden. Onduidelijkheden over de scope van het project, verwarringen over de betalingstermijnen, en een ongemakkelijke stilte wanneer het over vergoedingen gaat…
Door te kiezen voor een transparante communicatie na een project kunt u zulke problemen in de toekomst vermijden. Wanneer u met dezelfde freelancer samenwerkt, zullen toekomstige onderhandelingen vlotter verlopen.
Maar ook wanneer u voldoende freelancers feedback geeft over communicatie en onderhandelingen wordt de hele gemeenschap er beter van. Freelancers praten namelijk enorm veel met elkaar om ideeën en best practices te delen.
“Het gaat om je freelancer’s bedrijf, ze willen feedback om hun service en belang voor andere klanten te blijven verbeteren” Melis Michael, Business Dev Distribution/Direct Sales Expert
Verder is een offboarding proces van belang om duidelijkheid te scheppen over de toekomst. Vooral na een testproject zit een freelancer met vragen:
- Wil deze opdrachtgever met mij verder werken?
- Wanneer gaat het volgende project van start?
- Hoe vaak gaan we samenwerken?
Deze vragen zijn uiterst belangrijk voor de planning van een freelancer. En als bedrijf is het uiteraard ook belangrijk dat freelancers voldoende tijd vrij laten om met jou samen te werken.
Wat is belangrijk tijdens freelancer offboarding?
Om het proces optimaal te laten verlopen, is het handig om een offboarding checklist op te stellen. Zo zorg je ervoor dat je belangrijkste vragen beantwoord worden en dat alle administratie ook in orde is gebracht.
“Leer van elke ervaring door de freelancer te vragen of er een of andere toegevoegde waarde kan ontgrendeld worden bij een toekomstige samenwerking.” Melis Michael, Business Dev Distribution/Direct Sales Expert
Hierop moet je letten na afloop van een freelance contract:
- Ga na of de freelancer alle taken heeft uitgevoerd en alle documenten heeft ingediend.
- Bedank de freelancer voor het werk en wissel feedback uit.
- Vraag aan de freelancer om gebruikte materialen en tools over te dragen.
- Verwittig indien nodig andere medewerkers dat de freelancer’s contract afgelopen is.
- Wissel gegevens uit om makkelijk contact te kunnen houden.
Laten we even in detail kijken naar het feedback proces.
Feedback is belangrijk, maar je kan er ook geen uren aan besteden. Daarom is het als bedrijf interessant om de belangrijkste processen te optimaliseren en de grootste pijnpunten te vermijden.
In ons onderzoek naar freelance werk in Europa gaven freelancers aan wat ze belangrijk vinden en waar ze het vaakst last van ondervinden.
Wat freelancers belangrijk vinden
Wat freelancers vervelend vinden
Een goede relatie met het projectteamTe weinig flexibiliteit in de processenEen duidelijke briefingGeen duidelijke briefingRegelmatige communicatie met het teamGeen duidelijke communicatieKennis en vaardigheden van het projectteamOnrealistische verwachtingenDe waarden en visies van een bedrijfGeen duidelijkheid over wie het project leidt
Hoe integreer je feedback van een offboarding sessie?
Als bedrijf is het belangrijk om de feedback van een offboarding sessie te integreren in bestaande processen.
Door ernaar te streven om de samenwerking met freelancers te verbeteren, wordt het mogelijk om betere freelancers aan te trekken. Daarnaast verlies je minder tijd aan toekomstige onderhandelingen en de opvolging van freelancers wanneer je beter begrijpt wat freelancers precies willen. Vraag dus om hun mening over gepaste onderwerpen, zoals de werkplaats, communicatie, planning, deadlines, tools en opdrachtomschrijving.
Plan daarna tijd met de juiste persoon om veranderingen door te voeren in bestaande bedrijfsprocessen of om nieuwe op te stellen.
Het belang van contact onderhouden met freelancers
Een grondige offboarding sessie is het begin van een gezonde, langdurige relatie met freelancers. Wanneer je een goede verstandhouding hebt, kan je in de toekomst altijd bij dezelfde persoon terugkomen.
Denk maar eens na hoeveel tijd je zo kan besparen. Je vindt meteen een persoon voor de job, onderhandelingen lopen vlotter en je hoeft die niet meer te briefen over stijlgidsen en andere specifieke wensen van je bedrijf. Bovendien weet je wat je te wachten staat en kan je iets uitgebreider bijsturen dankzij de vertrouwensband met de freelancer.
Daarnaast is het altijd handig om een uitgebreid netwerk van freelancers te hebben. Zij hebben doorgaans hun eigen netwerk en zijn vaak het meest geschikt om je in contact te brengen met andere experts.
Wissel daarom steeds gegevens uit met je freelancers. Hun email adres heb je wellicht, maar misschien kan je je ook inschrijven op hun nieuwsbrief en hen uitnodigen om de nieuwsbrief van je bedrijf te volgen.
Klaar voor een betere samenwerking?
Freelancers offboarden is de laatste stap in het hele samenwerkingsproces. Daarom ziet men het wellicht zo vaak over het hoofd. Maar ondertussen weet je hoe belangrijk het is om gegevens en feedback uit te wisselen.
Wil je ook de rest van je samenwerking verbeteren?