In de moderne werkomgeving doen veel bedrijven een beroep op freelancers om in hun personeelsbehoeften te voorzien. Het inhuren van externe werkkrachten kan tal van voordelen bieden, zoals kosteneffectiviteit, flexibiliteit en toegang tot gespecialiseerde vaardigheden. Het beheer van een team freelancers is echter een uitdaging, vooral als je niet over de juiste tools en platformen beschikt.
In dit artikel bekijken we de beste hulpmiddelen voor het beheren van freelancers. We spreken over een marktplaats voor freelancers, een matching platform of Freelance Management Systeem (FMS) en hun verschillen. Of je nu een kleine ondernemer bent of een leidinggevende in een groot bedrijf, deze tools en platformen kunnen jou helpen de workflow te stroomlijnen, de communicatie te verbeteren en ervoor te zorgen dat je freelancers op tijd kwaliteitswerk leveren. Van communicatiesoftware tot tijdregistratietools, we behandelen een reeks opties waarbij we je helpen de beste match voor jouw behoeften te vinden. Hierbij nemen we de belangrijkste tools en platformen voor het beheer van freelancers onder de loep.
Verschillende tools voor bedrijven
Van matching tot betaling
Met FMS-systemen beheren bedrijven makkelijker hun freelancers. De afkorting FMS refereert naar een oorspronkelijk Engelse benaming, ‘Freelance Management System’. Soms wordt deze tool ook ‘Freelance Matching System’ genoemd. Een FMS is een online platform waar vraag en aanbod naar freelance werk bij elkaar komen. Het systeem faciliteert daarnaast één, meerdere of alle aspecten van de samenwerking tussen de externe kracht en de opdrachtgever, van aanvraag tot betaling.
Een freelance managementsysteem vormt echter niet enkel een marktplaats of netwerk voor freelancers. Het volledige proces van matching, onboarding, evaluatie, offboarding, pool-vorming en betaling wordt meestal door dit beheersplatform gecovered.
Niet te verwarren met VMS
Een VMS of Vendor Managementsysteem mogen we niet verwarren met de eerder genoemde platformen. VMS regelt de samenwerking tussen één opdrachtgever en een selectie van leveranciers. Het inhuurproces is hier altijd op maat ingericht. Soms is het nuttig bepaalde functionaliteiten van een VMS te integreren in een FMS en omgekeerd.
Analyse van freelance managementsystemen
De juiste profielen
Het online aantrekken en beheren van freelancers is volop in ontwikkeling in België. Hét moment om als bedrijf mee op de digitale kar te springen en te investeren in deze nieuwe manier van werken. Een van de topprioriteiten in een freelancenetwerksysteem is het matching platform: de juiste persoon vinden voor jouw klus. We vergelijken enkele platformen.
ATS
Een eigen ATS-systeem (Applicant Tracking System) kan ook helpen om het overzicht te behouden en om kandidaten een goede ervaring te bieden. Wij raden dit instrument eerder als een globale rekruteringstool aan voor heel grote bedrijven die een eigen platform beheren. Hiermee behouden ze een overzicht in vacatures, kandidaten en contacthistorie.
Communicatie
Communicatie speelt een cruciale rol in de relatie tussen de opdrachtgever en de externe freelance kracht. Deze items vinden zowel freelancers als de bedrijven belangrijke elementen voor een goede communicatie: snel reageren op de vraag naar een offerte, prettige afspraken maken, duidelijke briefings geven en heldere feedback na de opdracht. Een gestroomlijnde communicatie creëert wederzijds vertrouwen en legt de basis voor een optimale uitvoering van de missie. Wij gingen op zoek naar enkele communicatietools die zowel intern als extern functioneren.
Malt Messages biedt ook een uitstekend communicatiesysteem voor freelancers en klanten die actief zijn op het Malt-platform. Via het berichtenkanaal verloopt de communicatie uiterst efficiënt.
Sluitende contracten
Slimme platformen zetten in op continue ontwikkeling. Uitmuntende technologie is hierbij fundamenteel. Deze technologie vergemakkelijkt bedrijven om de juiste match te vinden. Een goed freelance managementsysteem biedt vaak ook een sluitend contract aan waardoor bedrijven de opdracht rechtstreeks op het platform kunnen toewijzen aan de freelancer. We zoomen in op deze contracten bij enkele aanbieder
Stipte tijdregistratie
Om een freelancer correct te betalen, dien je de gewerkte tijd te registreren voor projecten, contracten en facturen. Maar daar houden de voordelen van tijdregistratie niet op. De voordelen van tijdregistratiesystemen zijn eindeloos voor zowel freelancers als bedrijven:
- De productiviteit van freelancers waarborgen.
- Tijdsbesparing op facturatie en rapportage.
- Beter inzicht krijgen in hoe medewerkers hun tijd besteden.
- Vertrouwen opbouwen dankzij nauwkeurige en transparante facturatieprocedures.
- Mogelijkheden identificeren om in realtime efficiënter te werken.
De onderstaande tabel geeft enkele van de beste tijdregistratie-apps en -software weer.
Veilige betaling
Een effectieve betalingsmethode is een essentieel element in de samenwerking tussen de freelancer en de opdrachtgever. Wanneer je als onderneming een veilige en correcte betaling aanbiedt, neemt dit al veel zorgen weg van de freelancer. Wij gingen op zoek naar enkele goede online betaalplatformen, zowel nationaal als internationaal.
Juridische bescherming
Om freelancers betaald te krijgen voor het werk dat ze voor het bedrijf doen, moeten ze eerst een goede wettelijke status kunnen voorleggen. Dat beschermt iedereen tegen lokale wetten en regels met betrekking tot zwartwerk. Privacy en vertrouwelijkheid (GDPR-regulering) zijn ook twee niet te onderschatten elementen in de communicatie tussen de externe werknemer en de opdrachtgever. Houd bij de selectie van één of meerdere partnerplatformen ook rekening met deze juridische elementen.
Verschillende focuspunten
De beste tools voor het beheren van freelancers hangen af van jouw persoonlijke en zakelijke behoefte. Er zijn toepassingen voor betere communicatie, zoals Slack. Andere platformen focussen op verbeterde productiviteit en time management, zoals Toggl. Zoek eerst uit waar je hulp nodig hebt en bekijk dan de tools die deze service bieden.
All-in-one
FMS die voldoen aan één of enkele van de bovenstaande elementen in de freelanceketen zijn niet altijd ideaal. Wat zijn de voordelen om met een freelance managementsysteem zoals Malt talent te sourcen en samen te werken via een centraal, liefst all-in-one-platform?
- Hoge specialisatiegraad in een beperkt of uitgebreid netwerk.
- Snel kunnen schakelen bij nood aan extra of specifieke werkkrachten.
- Hoog gebruiksgemak: centrale plek met alle nodige info (single soucring).
- Kostenbesparend door direct sourcing: geen marges voorbehouden aan rekruteringsbureaus of interimkantoren.
Hoe van start gaan?
Selecteer het gewenste platform op de markt. Experimenteer met freelancers: zo identificeer je snel enkele belangrijke punten waar je organisatie zich moet aanpassen. Inmiddels bereid je jouw organisatie voor op samenwerken met freelancers. Krijg alle betrokken partijen mee aan boord en heb oog voor communicatie, leidinggevenden, juridische aspecten, technologie en bedrijfscultuur.
Zorg voor een aantrekkelijk profiel als potentiële opdrachtgever voor een freelancer.
Tot slot
Freelanceplatformen vormen met hun verschillende vormen en specialisaties belangrijke tools voor de opdrachtgever en de freelancer. Je hebt een ruime keuze tussen verschillende systemen en gespecialiseerde online instrumenten. Als opdrachtgever bereid je de stakeholders die zullen samenwerken met de freelancers best goed voor. Houd ook rekening met de grote afstand als de externe partner niet bij je in het bedrijf komt werken. Investeer daarom in goede communicatiemiddelen waarbij informatie snel en eenvoudig kan worden uitgewisseld. Wees aandachtig voor eventuele culturele verschillen en specifieke juridische uitdagingen in de coöperatie.
Malt zorgt voor de perfecte match tussen bedrijven en freelancers. Op het Malt-platform komen opdrachtgevers en freelancers bijeen met behulp van enkele handige tools. Meer dan 60.000 klanten vertrouwen vandaag op onze all-in-one digitale oplossing. Met het intuïtieve platform van Malt krijg je op dezelfde plaats een offerte en beheer je jouw contracten en facturen, zodat jouw bedrijf zich kan concentreren op wat echt belangrijk is.
